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生物化学教研室
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优秀的毕业答辩报告是这样完成的
2013-07-02 15:55 bio  审核人:

无论是大学毕业、还是研究生毕业,谁都想把自己最优秀的一面完好地展示出来,优秀的口语表达固然重要,但更重要的是独特、新颖、印象深刻的报告的构成,仅就个人的体会描述一下值得注意的几个方面,相信做了如下的准备,你的答辩一定精彩。

一、幻灯片的制作

1.页面大小的选择 此为幻灯片模板选择的第一步(许多人从来没有用过这个设置)。打开“文件”→“页面设置”→选择“幻灯片大小”。根据答辩会场幻灯放映效果需要设置屏幕大小,或默认。

2.幻灯片的模板 由于模板可以编辑,因此设计一个与众不同的模板并不很难。

首先选择一个幻灯片模板,然后选择菜单“视图”→“母版”,一般有标题母板和文本母板二个式样,就都可以编辑了。通常,找到一个喜欢的模板,然后稍微做一些改动,看上去就与众不同了。由于同一个模板可选择不同的配色方案(页面击鼠标右键→“幻灯片配色方案”),从而有了很多的选择。但使用者也会发觉,喜欢的模板实在太少,并且又被别人频繁使用,缺乏创意。但在自然科学类论文答辩中更,多数不会喜欢比较花哨的模板,因为模板太花哨会影响到表达过程,让观众过多注意模板,从而忽略幻灯所要表达的实际内容,因此推荐选择简洁明了的幻灯片,可以显示出严肃认真的学术气氛。推荐白底:可以选择黑字、红字和蓝字。如果觉得不够丰富,可改变局部的底色。蓝底:深蓝更好一点,可配以白字或黄字(浅黄和橘黄),但应避免选择暗红色。这是最常用、最稳妥,也是最简单的配色方案。黑底:配以白字和黄字(橘黄比浅黄好)。这三种配色方式可保证幻灯质量。

3.幻灯片制作需要注意的问题

(1)尽量选择同一个底色的模板,至少要在文字或图片的地方保持同一颜色。如果采用两种或多种底色,且反差较大,则文字颜色搭配难以达到协调,看起来过于花哨。

(2)文字或图片颜色不能过于接近底色,要有一定对比度。比如,采用蓝天白云的底色,白云上的文字则显示不清。同时一张幻灯片上的颜色尽量不要超过3种,切记不要在一个主题下显示多种颜色。有时为了强调,在一个句子里使用多种颜色,反而给人花色刺目的感觉。

(3)整个幻灯的配色方式要一致。比如标题使用蓝色,后边幻灯的标题中应尽量使用蓝色。字号、字体、行间距保持一致,甚至插图位置、大小,均不应随意改变。

(4)文字、图表的“出现方式”的选择中可适当选用动画,但不可过多。显示同一幻灯片上不同内容的情况下,可考虑使用动画。

(5)幻灯不应该只有文字,适当加入模式图或流程图,使幻灯增加色彩,并简明清晰。

二、文字的作用

做为幻灯片的主体,文字的表达和处理非常重要。

1.文字使用 不能太多,切忌把Word文档整段文字粘贴到幻灯片内。文本框内的文字,一般不必用完整句子表达,尽量用提示性文字,避免大量文字的堆砌。做到在1分钟内要让观众看完。

2..文字设置 在一张幻灯片内要比例适宜,避免缩在半张幻灯片内,也不要“顶天立地”,不留边界。应选择与背景色有显著差别的颜色,但不要以为红色的就是鲜艳的,同时也不宜选择相近的颜色,标题字体的颜色要和文本字体相区别;字体大小一般标题用44号或40号,正文用32号,一般不要小于24号。一行字数在20~25个左右,不要超过6~7行。行与行之间、段与段之间要有一定的间距,标题之间的距离(段间距)要大于行间距。在整个幻灯内最好统一。

3.层次清晰 每一张幻灯,一般都希望有标题和正文,特别是正文内容较多时,如没有标题,会很难找出重点,观众也没有耐心去逐行寻找。

4.层次分明 每页内容中分几小点时,最好在有个小标题;如果这几小点内容较多要分几页来表示时,第一页的大标题可设置动画,后几页复制此页再做修改,后几页中的大标题不做动画,这样放映时让人感觉大标题没有动,只是在换下面的内容。可适当加入标注,把答辩时怕忘了词在框图中加入标注,在效果的下三角箭头中选效果选项,将“动画播放后”改为“下次点击后隐藏”,效果很好。

5.缩伸有度 当这页内容条数很多,但很短时,不应一条一条的弹出,会因答辩当时紧张而失手出差错,应一下子都弹出,再一条一条的讲;准备一句话带过的材料或在前面幻灯片内多次重复的内容,字体颜色选择和底色较为相近的颜色,不宜太醒目,避免喧宾夺主。

三、图片的应用

1.使用流程图 是高质量幻灯的一个重要法宝,特别在描述研究过程的时候,最好用流程图进行说明。有许多专业软件可用于流程图的制作,但PowerPoint本身自带的绘图工具,功能也很强大,其使用Office组件通用的绘图工具,与在Word里经常应用绘图工具方法相同:打开“视图”→“工具栏”→在”绘图工具栏”上打钩,就会在底下出现绘图工具栏。有绘图、自选图形、线条、箭头、文本框、艺术字体、组织结构图、剪贴画、插入图片等工具。利用组织结构图可直接制作流程图(模式较为固定)、利用自选图形也可制作直接需要的模式图和流程图。许多学生喜欢插入剪贴画,个人认为在学术幻灯制作中最好不用,因为剪贴画会减少学术分量。

2.图片的插入

(1)插入的格式 随着数码相机的普及,幻灯片中的图片应用也越来越普遍,其优势是较为直观、视觉上比文字容易接受,尤其是对研究的结果中应用更为普遍。插入JPG格式图片由于容量小而成为最常见的格式,而TIFF格式的相对很大,幻灯文件过大,会使电脑运行变慢。目前,相同分辨率TIFF与JPG格式图片通过电脑屏观看很难区分开来。

此外,Office XP增加了图片编辑功能,打开“视图”→“工具栏”→在“图片”前面打勾,就会出现图片菜单,也可直接在图片上点击右键,选择“显示图片工具栏”。工具栏中最有用的是裁剪工具和压缩工具。裁剪工具,可直接去除图片中不需要的外周部分;压缩工具,可把图片分辨率改为屏幕分辨率,即96 DPI,一般不影响显示效果,这样整个文件要小许多。GIF格式的图片是网页最常用的格式,文件小,有动画形式,亦可一个图片显示多帧,但其动画效果必须在PowerPoint 2000以后的版本才支持。如果幻灯片中有GIF格式动画,一定要注意版本问题,否则不会出现预想效果。

(2)图片放置的位置 包括图片大小、图例位置和大小。如果图片较多,最好统一格式,一方面很精制,另一方面也显示出做学问的严谨态度。图片的外周,有时候加上阴影或外框,会有意想不到的效果。

四、答辩

因为在答辩中即要完成对内容的陈述、又要有一定的时间限制,还要保证重要内容的完整性,因此做好幻灯片是研究生答辩成功的一个重要环节。下面具体谈谈毕业答辩幻灯的主要内容及制作中需要注意的问题,希望能够对你有所帮助。

(一)答辩报告中需包含的内容

答辩报告包含的内容根据事先拟定的提纲来安排。一般包括以下几个方面:

1.一般概括性内容:课题标题、答辩人、课题执行时间、课题指导教师、课题的归属、致谢等。

2.课题研究内容:研究目的、方案设计(流程图)、运行过程、研究结果、创新性、应用价值、有关课题延续的新看法等。该部分内容是展示研究中的最重要部分,多数学生会超时且表达不清,建议按照如下方法设计。

(1)首先,前言部分:利用(4-6)分钟时间交代研究背景,即国内外研究进展、研究目的和创新点;

(2)方案设计(即材料与方法):多数学生喜欢大篇幅的文字描述,在答辩中失去发言的机动性和灵活性,建议采用流程图的形式描述,在答辩中可根据时间进行灵活设计,听众视觉效果提高,切显示出清晰的研究目的、思路;紧随其后的仪器设备、药品和统计学分析方法是一带而过的内容,一般不需要语言叙述,以列出即可。

(3)结果 最好按照研究思路进行描述,突出系统性;多数采用直条图进行说明,数据表只是显示所做结果,采用的电泳图、杂交图要大小一致,形态学图形一般采用400×图,要采用截图调大小,不要直接拉伸图片,导致形态学特征过小。

(4)讨论 目前大多数学生还是应用大篇幅的文字来处理这部分内容,所用时间多、听者感觉乏味、印象也不深刻,也是多数学生在答辩中不能很好发挥的部分。建议学生不要原封不动地将论文内容粘贴过来,而要将文字逻辑化处理,即以便于理解的图示、指标间上下关系、表达顺序、作用机制分析在形成一专用文字稿基础上,绘制简单图形,但要注意回应前面设计中的研究目的和创新点,一定要层次清楚,但不要理解成说的最多,而是要说清楚,这是答辩的亮点,可充分展示研究者的理论基础、创新能力、分析写作能力。

(5)结论 只能是自己得出的结论,不是结果的重复,要用词用字准确、严谨,并不要理解成得出的结论越多水平越高,而是每个结论都有结果的支持。

(6)致谢 报告结束前一定要进行致谢,不少学生在答辩时将所有答辩词一字不拉地读一遍,效果不好也不真诚,最好用最简单的语言涵盖所有帮助过你的人,好多学生把家人、甚至几岁的孩子亦涵盖,却对给他修改过论文或导师组中的导师没有提到,这显然是不合适,本人认为最好的方法①只写“致谢!”,然后面向答辩委员会说出需要感谢词,可避免有不周;②将需要答谢的所有人员列在幻灯片中,简单以“感谢所有给我以指导、帮助和关系的老师和同学,尤其感谢……(答辩委员会主席、特别的指导教师)!

(二)答辩问题的准备

1.在论文的答辩前,几乎所有学生都关心会问到什么问题,这些问题实际上你自己在写论文中已经感觉到,就是感觉不尽人意的地方或者说还缺乏点证据的地方,设计的方案(就是为什么选择这个课题,说明设计的目的没有),如果研究目的未达到或不完善下一步需要解决的问题(这是多数说是答辩中会遇到的问题,在方案存在不足时会问,答案应该是将不充分的证据补足,或者是从另外的角度说明),但是许多学生因为紧张会所答非所问。

2.答辩内容准备 在反复阅读、审查自己硕士论文的基础上,写好供20分钟用的答辩报告。反复练习必不可少,尚需注意以下细节:事前亲临现场,熟悉现场布置,测试设备(如存放答辩幻灯的U盘/移动硬盘是否在答辩使用电脑上正常播放;PowerPoint版本兼容问题等);熟悉讲稿;练习如何表达,尤其着重于引言部分和结束部分。

3.语言陈述禁忌

(1)良好的开场白 避免负面开头,如“我准备的不充分,今天来的匆忙,没有好好准备等”,既不能体现对答辩委员会专家的尊重,也表现了个人自信不足。

(2)避免自我表现,洋洋得意,寻求赞赏。过度的表现,会引起答辩委员会专家的反感。

(3)忌讳自我辩解和不懂装懂,要勇于承认文献资料和研究设计中的不足,表现出谦虚的美德。

(4)切忌喧宾夺主 报告的中心内容在论文内容、目的和意义;所采用的原始资料;硕士论文的基本内容及科研实验的主要方法;成果、结论和对自己完成任务的评价。在答辩报告中要围绕以上中心内容,层次分明。具体做到:突出选题的重要性和意义;介绍论文的主要观点与结构安排;强调论文的新意与贡献;切忌跑题或中心偏移,尤其有些学生采用了先进的手段时,常会做具体的描述和炫耀,说到底再先进的手段还是手段,并不是研究的中心,只能说明你检测的这项指标结果的可靠性,过多叙述为画蛇添足,反显知识底蕴不足。

(5)切忌仪容不整、不修篇幅;仪容整洁,行动自然,姿态端正,体现出良好的修养;切忌过于紧张或过于随意,要以必胜的信心,饱满的热情参加答辩;语气上要用肯定的语言,是即是,非即非,不能模棱两可;表达流利,声音大小要适中,要尽量富于感染力。

(6)内容上紧扣主题,表达上口齿清楚,忌讳口头语;讲解可使用适当的手势,以取得答辩的最佳效果;

(7)到了提问环节,专家提问不管妥当与否,都要耐心倾听,不要随便打断别人的问话。

总之,答辩中应实事求是,不卑不亢,有礼有节,始终表现出对专家的尊重和感谢。

任何成功的演讲是自信和技巧的结合,演讲者扎实的专业理论知识和细致周到的准备工作是成功的前提,成功的路上没有捷径可走,使用答辩技巧是提升答辩效果不可缺少的,但绝不是唯一,要想在这场战争中获胜,就必须对答辩的目的、程序、可能遇到的问题及解决方法进行深入剖析,做到胸有成竹!

预祝给位读者答辩成功!

2013年7月2日

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